Kamis, 21 Agustus 2008

PERANAN KOMUNIKASI BISNIS

DALAM SEBUAH ORGANISASI / PERUSAHAAN

I. Pendahuluan

Dalam kehidupan, komunikasi memegang peranan yang sangat penting bagi setiap manusia untuk mengerti dirinya sendiri, mengerti orang lain dan memahami lingkungannya. Kata komunikasi tidak hanya terdapat pada bidang kehumasan ataupun dunia pers, melainkan memiliki pengertian yang sangat luas. Disadari ataupun tidak, kehidupan manusia dipenuhi oleh proses komunikasi.

Menurut sumber Wikipedia Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu pihak kepada pihak lain agar terjadi saling mempengaruhi diantara keduanya. Pada umumnya, komunikasi dilakukan dengan menggunakan kata-kata (lisan) yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala, mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi dengan bahasa nonverbal.

Komponen komunikasi adalah hal-hal yang harus ada agar komunikasi bisa berlangsung dengan baik. Menurut Laswell komponen-komponen komunikasi adalah:

· Pengirim atau komunikator (sender) adalah pihak yang mengirimkan pesan kepada pihak lain.

· Pesan (message) adalah isi atau maksud yang akan disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lain.

· Saluran (channel) adalah media dimana pesan disampaikan kepada komunikan. Dalam komunikasi antar-pribadi (tatap muka) saluran dapat berupa udara yang mengalirkan getaran nada / suara.

· Penerima (receiver) adalah pihak yang menerima pesan dari pihak lain

· Umpan balik (feedback) adalah tanggapan dari penerimaan pesan atas isi pesan yang disampaikannya.

Seperti yang telah dijelaskan pada paragraf sebelumnya bahwa komunikasi berperan dalam hampir seluruh sector kehidupan, salah satunya dalam sector bisnis, yang dikenal dengan komunikasi bisnis. Berikut ini beberapa pengertian komunikasi bisnis yang diambil dari beberapa sumber :

· Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

· Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.

Dalam komunikasi bisnis dikenal dua bentuk komunikasi yang umum digunakan, yaitu komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

· Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, membaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain.

· Komunikasi nonverbal (nonverbal communication)

Komunikasi nonverbal dalam bisnis merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar. Dalam komunikasi nonverbal sifatnya kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami ekspresi wajah, bahasa isyarat, gerakan tubuh, intonasi suara, dsb.

Pada suatu organisasi / perusahaan, komunikasi memegang peran yang cukup penting bagi maju mundurnya organisasi / perusahaan tersebut. Kurang baiknya kualitas berkomunikasi dapat menjadi sumber dari sebuah kegagalan, karena komunikasi menghasilkan sebuah informasi. Jika informasi yang di berikan atau diperoleh tidak lengkap, tidak umum, dan sulit dimengerti maka akan terjadi misscommunication, missperception yang dapat menuju missunderstanding dan kemungkinan terburuk pada kegagalan. Beberapa kekeliruan yang harus dihindari dalam komunikasi bisnis adalah pesan yang disampaikan tidak focus, penyampaian ide yang tidak logis, informasi penting hilang dalam penyampaian, dan penyampaian pesan yang tidak relevan.

Begitu pentingnya komunikasi bisnis dalam mencapai tujuan organisasi / perusahaan menuntut adanya kerjasama antara pihak-pihak yang terkait di dalamnya. Kerjasama yang baik akan menimbulkan kesatupaduan dan meminimalisir missunderstanding sehingga rencana yang telah disiapkan akan mencapai tujuannya.

II. Rumusan Masalah

Rumusan masalah pada kasus ini adalah:

1. Kompetensi profesi di bidang komunikasi bisnis untuk saat ini dan tantangan lima tahun ke depan.

2. Kapabilitas organisasi atau perusahaan dalam melakukan komunikasi bisnis.

3. Hubungan kompetensi dan kapabilitas terhadap peningkatan daya saing perusahaan.

4. Solusi-solusi berbasis teknologi informasi dan komunikasi yang dapat dipakai untuk komunikasi binis.

5. Peluang bisnis yg timbul akibat kebutuhan untuk meningkatkan kompetensi individu dan kapabilitas organisasi dalam melakukan komunikasi bisnis.

III. Pembahasan

Berdasarkan pada rumusan masalah di atas akan dibahas pada bagian ini

3.1 Kompetensi Profesi di Bidang Komunikasi Bisnis Untuk Saat Ini dan Tantangan lima Tahun Ke Depan

Perbedaan antara komunikasi bisnis dengan komunikasi individu adalah ruang lingkup komunikasi bisnis yang lebih kompleks dibandingkan dengan komunkasi individu. Dalam komunikasi individu tidak diperlukan perencanaan yang terkonsep dan alat untuk menyampaikan informasi kepada lawan bicara, sedangkan pada komunikasi bisnis untuk menyampaikan sebuah informasi dibutuhkan rencana yang terstruktur dan alat-alat yang digunakan dalam berkomunikasi seperti komputer, internet, memo, pesan bisnis, laporan, dan sebagainya. Komunikasi bisnis sifatnya lebih resmi dibandingkan dengan komunikasi individu.

Pengalaman komunikasi dapat membantu mengungkapkan kepribadian dan membangun hubungan yang baik, serta mengubah sikap dan perilaku. Komunikasi dilakukan untuk memahami sikap dan prilaku manusia. Dalam dunia bisnis aktivitas yang ada di dalamnya membutuhkan interaksi diantara orang-orang yang ada di dalamnya, seperti :

· Bekerja sama menentukan tujuan yang ingin dicapai

· Menyusun rencana kerja

· Mengelola dan menjalankan operasi bisnis organisasinya

· Pedoman untuk membuat peraturan, mengambil keputusan dan melakukan hubungan dengan berbagai pihak di luar organisasi / perusahaan.

Salah satu faktor yang memberikan peranan terbesar dalam keberhasilan sebuah perusahaan adalah kemampuan berkomunikasi dalam bisnis, baik itu kompetensi yang dimiliki oleh individu dalam organisasi / perusahaaan maupun kapabilitas organisasi / perusahaan. Banyak kompetensi yang perlu dimiliki oleh individu dalam komunikasi bisnis, baik yang bersifat teknis maupun non teknis. Berikut ini adalah beberapa kompetensi yang harus dimiliki oleh individu dalam komunikasi bisnis :

· Kemampuan Presentasi

Salah satu cara menyampaikan informasi dalam bisnis adalah presentasi. Dalam presentasi sebuah perusahaan menyampaikan semua informasi yang dimiliki atau yang ditawarkan kepada pihak lain. Kemampuan individu dalam berpresentasi sangat diperlukan agar tujuan perusahaan tersebut tercapai. Dengan kemampuan presentasi yang baik, informasi akan tersampaikan dengan jelas dan perusahaan (penerima informasi) akan merasa puas.

· Kemampuan menulis

Dalam berkomunikasi lisan, individu menyampaikan ide kepada orang lain. Komunikasi itu hanya akan berjalan dengan baik jika apa yang hendak disampaikan memang bisa tepat sama dengan apa yang dipersepsi oleh pihak penerimanya. Dalam menulis, kata-kata adalah batu bata dalam berkomunikasi yang memiliki fungsi sama. Berbicara kepada anak-anak membutuhkan bahasa lisan yang bisa dimengerti dan dipahami oleh anak-anak. Berbicara kepada orang tua dari kaum profesional menuntut hal yang sama. Kemampuan menulis adalah bagian yang tak terpisahkan dari pengembangan Job-Specific Skill. Dalam dunia bisnis, dan sebagai professional, writing atau menulis (pesan bisnis) merupakan hal sangat penting, karena untuk menyampaikan ide-ide, atau laporan penting yang menuntut perhatian dan konsentrasi penuh dalam pemahaman maupun penganalisaan, komunikasi dalam bentuk tulisan diyakani paling efektif. Logikanya, manakala komunikan kesulitan memahami pesan, dia bisa dengan mudah membaca kembali pesan yang disampaikan.

· Kemampuan Membaca

Pada kenyataannya, pelaku bisnis lebih sering menerima informasi daripada memberi informasi sehingga langkah yang diambil untuk mengetahui informasi tersebut salah satunya dengan membaca. Membaca informasi tidaklah mudah melainkan dibutuhkan ketrampilan membaca supaya informasi yang sampai ke tangannya tidak ada yang terlewat, terutama informasi yang penting.

· Kemampuan Mendengar

Selain kemampuan membaca, kemampuan mendengar juga sangat penting ketika informasi baru datang. Bila salah mendengar, maka makna penting dalam informasi tersebut akan hilang begitu saja.

· Percakapan yang menarik

Dalam komunikasi terdapat proses pertukaran informasi yang salah satunya dari sebuah percakapan. Dengan kompetensi mampu melakukan percakapan dengan bahasa yang menarik, lawan bicara pun akan merasa nyaman yang pada akhirnya tidak menutup kemungkinan informasi penting akan diperoleh dan begitu pula sebaliknya jika memberikan informasi dengan percakapan menarik maka maksud dan tujuan dalam informasi tersebut akan tersampaikan.

· Adaptif terhadap perkembangan informasi, khususnya berkaitan dengan informasi bisnis, dibutuhkan sikap atau keterampilan dalam memahami setiap perubahan yang terjadi di sekeliling dan yang menyangkut perubahan terhadap informasi.

· Keterampilan bernegosiasi

Tanpa disadari, semua orang bernegosiasi secara tidak resmi dalam kehidupan sehari-hari. Negosiasi formal biasanya terjadi dalam dunia bisnis. Keterampilan bernegosiasi dapat dipelajari melalui pengalaman dan praktek. Kunci dari negosiasi dalam bisnis adalah bagaimana mengembangkan pendekatan win win pada setiap negosiasi dengan semua pihak. Dengan kemampuan bernegosiasi, individu akan dapat membantu perusahaan dalam mencapai tujuannya.

· Keterampilan kepemimpinan

kepemimpinan adalah proses penyelesaian pekerjaan melalui orang. Kepemimpinan merupakan keterampilan manajemen yang sangat penting, kemampuan untuk memotavisi sekelompok orang dalam mencapai tujuan bersama. Untuk dapat memotivasi orang dalam mencapai tujuan bersama dibutuhkan komunikasi. Oleh karena itu mengapa keterampilan kepemimpinan menjadi salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh individu dalam komunikasi bisnis. Kuncinya adalah mengetahui bagaimana menempa hubungan jangka panjang dengan prospek dan konsumen.

· Memiliki pengetahuan dasar tentang proses komunikasi dan metode-metode memberikan dan menerima pesan secara efektif.

· Keterampilan analisa

Perkembangan bisnis yang pesat dan sulit dianalisa, membutuhkan kemampuan seorang individu untuk menganalisa dimana perusahaannya berada untuk bersama-sama mengetahui apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan di tengah persaingan yang sangat ketat. Kuncinya adalah mengetahui bagaimana mengumpulkan, meninjau, dan mengevaluasi data yang diperlukan untuk merumuskan dan mengumpulkan argumen.

· Kemampuan berbahasa asing

Memasuki era globalisasi dimana persaingan bisnis tidak hanya dengan satu negara merupakan persaingan bisnis global. Dimana semua negara sama-sama berjuang untuk dapat eksis di dunia. Kemampuan berbahasa asing membantu dalam persaingan ini.

Persaingan bisnis yang semakin ketat membuat setiap individu harus mempersiapkan diri untuk bisa menghadapinya. Tantangan yang akan dihadapi individu adalah perusahaan akan merekrut pegawai-pegawai yang memiliki kemampuan berkomunikasi bisnis dan tidak menutup kemungkinan individu yang kemampuan komunikasi bisnisnya kurang baik akan terdepak dari perusahaan karena saat ini dan beberapa tahun ke depan komunikasi bisnis memegang peranan yang sangat penting bagi keberhasilan pencapaian tujuan sebuah organisasi / perusahaan. Jadi bila ingin tetap dapat berkompetisi dalam bisnis hendaknya berusaha meningkatkan kualitas diri terutama dalam hal berkomunikasi.

3.2 Kapabilitas Organisasi / Perusahaan Dalam Melakukan Komunikasi Bisnis

Organisasi / perusahaan merupakan kumpulan dari individu-individu yang memiliki kesamaan pandangan untuk mencapai sebuah tujuan bersama. Untuk memiliki kesamaan pandangan dalam mewujudkan tujuan peran komunikasi menjadi sangat besar. Tanpa komunikasi yang baik mustahil sebuah organisasi / perusahaan memiliki kesamaan pandangan dan tujuan. Komunikasi menjadi jembatan bagi terwujudnya itu semua.

Sebuah organisasi / perusahaan agar dapat berkompetisi dalam bisnis saat ini diperlukan memiliki kapabilitas tinggi terutama dalam hal komunikasi bisnis. Berikut beberapa kapabilitas organisasi / perusahaan dalam melakukan komunikasi bisnis :

· Memiliki visi, misi, dan tujuan yang jelas

Visi, misi, dan tujuan merupakan tiga hal yang mendasari berdirinya sebuah organisasi / perusahaan. Tiga hal tersebut membantu organisasi / perusahaan untuk dapat menyamakan persepsi diantara orang-orang dalam organisasi / perusahaan dan merupakan salah atu alat dalam berkomunikasi secara internal. Mengapa dikatakan alat dalam berkomunikasi ? jawabannya adalah karena tiga hal tersebut memberikan informasi kepada seluruh pihak dalam sebuah organisasi / perusahaan yang tujuannya adalah untuk menyamakan pandangan. Untuk dapat berkomunikasi bisnis dengan pihak luar, maka komunikasi intern harus diperkokoh terlebih dahulu.

· Perekrutan dan pelatihan

Proses perekrutan yang baik akan menghasilkan karyawan yang baik pula. Untuk dapat memiliki kemampuan berkomunikasi bisnis dengan baik, perusahaan membutuhkan individu yang kompeten, oleh karena itu proses perekrutan karyawan pun dilakukan dengan baik, mengikuti standar yang berlaku, dan tidak adanya factor lain di luar kemampuan yang dimiliki pelamar. Setelah memperoleh karyawan yang kompeten dalam berkomunikasi, maka perusahaan tersebut dapat melakukan aktivitas komunikasi bisnis ke luar. Sedangkan untuk program pelatihan, perusahaan haruslah melakukannya untuk meningkatkan kemampuan karyawannya. Pelatihan ini akan membawa dampak positif bagi karyawn maupun perusahaan.

· Memiliki corporate identity yang jelas

Corporate identity disini maksudnya adalah identitas yang menunjukan perusahaan, seperti kop surat, amplop, business card, power point, facsimile, dan sebagainya. Corporate identity merupakan salah satu cara dalam memperkenalkan perusahaan kepada pihak luar yang merupakan proses komunikasi bisnis. Dengan adanya Corporate identity yang jelas dan konsekuen membuat pihak luar percaya pada perusahaan dan memandang perusahaan memiliki standar yang baik dan pantas untuk diajak bekerja sama.

· Memiliki sarana komunikasi bisnis yang baik

Sarana yang dimaksud adalah seperti ruang rapat yang nyaman dilengkapi dengan alat pendukung presentasi, website atau Blog perusahaan, dan sebagainya. Ruang rapat yang nyaman membantu perusahaan dalam melakukan komunikasi bisnis dengan pihak luar. Misal ketika perusahaan akan melakukan kerjasama dengan pihak luar yang presentasinya dilakukan di perusahaan maka dengan dukungan peralatan yang berkualitas baik (missal, LCD) akan menambah nilai perusahaan di mata pihak luar. selain itu WEB atau Blog juga membantu perusahaan untuk dapat berkomunikasi bisnis digital. Dimana pun dan kapan pun semua orang dpt melihatnya.

· Mampu melihat peluang dan tantangan yang ada

Perkembangan bisnis yang sangat cepat membutuhkan kelihaian / kejelian perusahaan melihat segala peluang dan tantangan. Mengetahui peluang dan tantangan dapat dilakukan dengan melakukan komunikasi bisnis dengan pihak luar yang telah menjalin hubungan baik dengan perusahaan.

· Dapat mengatasi kelemahan yang dimiliki perusahaan dalam berkomunikasi

Setiap perusahaan pasti memiliki kelemahan karena tidak ada satu pun perusahaan yang sempurna. Bila perusahaan memiliki kelemahan dalam komunikasi bisnis, misal tidak terdapat karyawan yang mengerti bahasa calon client maka perusahaan dengan segera mencari seorang penerjemah untuk berkomunikasi dengan client tersebut sehingga komunikasi antara perusahaan dengan client dapat terjalin lancer dan informasi penting dalam komunikasi tersebut dapat tersampaikan dengan baik.

3.3. Hubungan Kompetensi dan Kapabilitas Terhadap Peningkatan Daya Saing Perusahaan

Memiliki daya saing yang tinggi, kini, bukan lagi sekedar kebutuhan, melainkan suatu keharusan. Karena, tanpa daya saing yang tinggi, mustahil suatu bisnis dapat bertahan, apalagi memenangkan persaingan. Tuntutannya menjadi sangat strategis, terutama bila eksistensi bukan merupakan pilihan yang diambil, tetapi memenangkan persaingan yang justru diharapkan untuk dicapai.

Terdapat enam strategi yang tercantum dalam ebizz asia (information technology, communication, & e-business magazine) dalam membangun dan meningkatkan daya saing. Keenam strateginya adalah sebagai berikut :

· Compliance Management

Pemenuhan atas semua aturan atau regulasi akan memberikan suatu tekanan baru untuk mencari metoda-metoda yang lebih baik, misalnya untuk mengakses berbagai kebijakan dan proses, mulai dari bagian keuangan hingga operasional. Penilaian terhadap pemenuhan regulasi itu ( compliance assessment ) akan sangat membutuhkan sistem-sistem yang mengotomatisasikan review dan analisis secara manual, dan proaktif dalam pemantauan berbagai kegiatan dan proses bisnis, yang pada akhirnya akan menurunkan biaya audit. Hubungan yang efisien antara orang dan proses sangat perlu diterapkan dalam suatu perusahaan.

· Profitability Management

Dorongan untuk mengelola biaya dan mengoptimalkan pendapatan akan lebih menajamkan fokus perhatian perusahaan terhadap peningkatan profitabilitas di perusahaan secara keseluruhan. Pengaruh keuangan di luar proses budgeting akan menciptakan suatu ketegasan baru dalam berbagai bentuk profitabilitas, termasuk di dalamnya, keuntungan yang diperoleh dari pelanggan, produk, operasi dan bagian keuangan. Karenanya, perusahaan-perusahaan perlu mengembangkan suatu fondasi BI ( business intelligence ) yang kuat untuk mendukung berbagai aplikasi dan sistem, khususnya untuk kepentingan profitability management .

· Process Improvement

Perusahaan-perusahaan juga semakin dituntut untuk lebih fokus dalam menilai dan meningkatan proses-proses operasional yang telah dimiliki. Meski disadari, bahkan mengukur, memantau dan meningkatkan kinerja berbagai proses bukanlah suatu hal yang mudah untuk dilakukan, tetapi hal itu sangat penting dalam penerapan performance management .

· Cost Management

Menghindari dan mengurangi biaya agar dapat memenuhi persyaratan keuangan dan perusahaan seharusnya menjadi bagian dari proses operasional standar. Bisnis harus selaras dengan proses-proses operasional dan mendukung peningkatan efisiensi.

· Performance Improvement

Tujuan utama performance management adalah meningkatkan hasil-hasil bisnis, namun kenyataannya tak banyak perusahaan yang benar-benar telah menerapkan performance management process sebagai suatu bagian penting dalam semua kegiatan bisnis mereka sehari-hari. Melakukan penilaian dan memperbaiki berbagai proses bisnis, sehingga dapat lebih efisien dan efektif, sangat membutuhkan penyelarasan antara informasi dan sistem. Kurangnya dukungan dalam menghubungkan antara strategi, perencanaan dan eksekusinya di hampir semua perusahaan masih menjadi suatu kendala utama untuk merealisasikan peningkatan performansi secara optimal.

· Business Innovation

Mentransformasikan atau menerapkan berbagai proses bisnis yang inovatif, agar dapat lebih kompetitif, seharusnya lebih diprioritaskan. Sayangnya, umumnya aset dan ide-ide di perusahaan tak dimanfaatkan untuk meningkatkan nilai ( value ) perusahaan. Salah satu peluang terbesar yang belum banyak dimanfaatkan adalah bagaimana meningkatkan ide-ide dan pengetahuan untuk mentransformasikan berbagai proses bisnis ke dalam suatu inovasi yang terus menerus dilakukan.

Dari informasi di atas mengenai strategi dalam membangun dan meningkatkan daya saing perusahaan dapat dikatakan bahwa terdapat hubungan yang erat antara kompetensi dengan kapabilitas terhadap peningkatan daya saing. Pada keenam strategi tersebut memperlihatkan pentingnya hubungan antara kompetensi yang dimiliki oleh individu dalam perusahaan dengan kapabilitas perusahaan dalam meningkatkan daya saing. Secara logika meningkatnya daya saing merupakan akibat dari adanya kompetensi dan kapabilitas dalam suatu perusahaan. Sebuah perusahaan dapat dikatakan baik bila individu dalam perusahaan tersebut memiliki kompetensi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Dengan kompetensi yang dimiliki disertai dengan komunikasi yang baik antara individu dengan perusahaan akan menciptakan kapabilitas perusahaan yang pada akhirnya perusahaan menjadi kuat dan daya saing perusahaan meningkat.

3.4. Solusi Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi

Pada lingkungan bisnis, kehadiran teknologi informasi mulai disadari dapat menghadirkan berbagai solusi yang dapat membantu proses bisnis yang ada. Departemen TI pada sebuah perusahaan mulai dibangun dan secara konstan diminta untuk mengembangkan suatu layanan, mengembangkan suatu sistem, dan mengoptimalkan efesiensi bisnis berbasis teknologi informasi.

Pola bisnis saat ini membutuhkan suatu kemampuan kolaborasi yang mencukupi. Setiap perangkat bisnis sangat bergantung pada kehadiran sistem informasi yang tepat, untuk orang yang tepat dan pada waktu yang tepat. Kebutuhan ini mendorong pula kebutuhan terhadap perangkat keras dan perangkat lunak yang tepat, yang mampu memberikan suatu konteks nyata terhadap pola komunikasi yang biasa digunakan pada aplikasi bisnis sehari-hari.

Microsoft menyadari bahwa kebutuhan komunikasi dan kolaborasi akan menjadi tonggak utama sebuah bisnis dapat berjalan secara efektif dan efisien. Berdasar pada fakta yang tersebut, Microsoft mengembangkan suatu solusi yang memudahkan bagi organisasi bisnis untuk berkomunikasi dan berkolaborasi efektif melalui Microsoft Unified Communications dan Collaboration Platform. Microsoft Unified Communications dan Collaboration Platform adalah sekumpulan solusi lengkap komunikasi dan kolaborasi melalui berbagai perangkat lunak yang telah umum digunakan pada komunikasi bisnis berplatform Windows.

Microsoft Unified Communications dan Collaboration Platform memiliki empat pilar utama. Setiap pilar memiliki keunikan dan tujuan tersendiri. Berikut adalah empat pilar yang digunakan oleh Microsoft Unified Communications dan Collaboration Platform.

1. Unify Business Communication. Pilar yang menghadirkan solusi komunikasi yang terintegrasi yang dapat memudahkan akses komunikasi kapan saja dengan berbagai mekanisme komunikasi yang ada seperti voice mail, e-mail, contact bersama, instant messaging. Platform yang ekstensibel yang memungkinkan komunikasi yang aman antara aplikasi lini bisnis (Line of Business Application).

2. Empower Teams Through Workspaces. Pilar yang menghadirkan solusi Workspace yang menghadirkan komunikasi team dalam bekerja secara terdistributif dan berkolaborasi bersama melalui ruang kerja virtual seperti melalui blogs, wiki, atau team workspaces.

3. Connect People, Process, dan Information. Pilar yang menghadirkan solusi akses informasi data perusahaan mulai dari informasi umum perusahaan, kontak rekan bisnis, hingga notifikasi event bisnis.

4. Enable Work Anywhere. Pilar yang menekankan pada kebebasan ruang dalam bekerja. Setiap kegiatan bisnis dan aplikasi bisnis yang terkait dapat dikerjakan secara mobile baik terkoneksi dan tidak terkoneksi. Pilar ini juga memberi benefit seperti rendahnya biaya komunikasi dengan bantuan layanan komunikasi yang dimiliki Microsoft Unified Communications dan Collaboration Platform.

Microsoft Unified Communications menghadirkan solusi yang menyederhanakan berbagai tantangan yang ada dalam komunikasi bisnis. Solusi yang dihadirkan Microsoft adalah mengintegrasikan berbagai produk Microsoft yang telah ada untuk dapat berkomunikasi antara satu dengan yang lain.

Integrasi komunikasi bisnis pada Microsoft Unified Communications dan Collaboration Platform ditopang oleh sebuah perangkat lunak yang tidak asing lagi yakni Exchange Server 2007. Exchange Server 2007 memungkinkan pengguna untuk tidak sekedar mengirim dan menerima e-mail tetapi juga dapat memanfaatkan layanan komunikasi lainnya seperti fax dan voice message. Hal lain yang menarik dari Exchange Server 2007 adalah konsep unified inbox. Konsep unified inbox memungkinkan mekanisme pesan format yang heterogen menjadi sebuah format yang dapat dibaca oleh klien seperti Mocrosoft Outlook. Sebagai contoh voice message tidak hanya dapat diakses oleh telepon tetapi juga dapat diakses melalui email klien seperti Outlook 2007. Mekanisme ini memungkinkan komunikasi silang yang fleksibel.

Exchange Server juga menawarkan sebuah fitur menarik lainnya yakni Outlook Voice Access. Outlook Voice Access mengizinkan pengguna untuk menjawab email dan pesan yang masuk dengan menggunakan voice recognation atau Touch-Tone. Hal yang menarik lainnya adalah pengguna tidak hanya mendengar pesan-pesan yang berbasis suara. Pesan e-mail yang dibuat oleh pengguna pun dapat diubah menjadi pesan suara pada saat pengguna menggunakan fitur ini.

Pada sisi server Microsoft Exchange Server 2007 dapat membantu perusahaan dalam menangani komunikasi terintegrasi. Sementara pada sisi klien Microsoft Outlook 2007 yang berperan intens untuk membantu pengguna dalam menangani beberapa hal seperti.

1. Pengelolaan email , instant messaging, RSS, dan SMS melalui sebuah antarmuka.

2. Pengelolaan informasi yang terkandung dalam calendar, task dan juga catatan-catatan pertemuan sehari hari.

Selain Outlook dan Exchange beberapa produk yang membantu komunikasi terintegrasi adalah.

· Microsoft Live Communication Server (LCS) 2005. LCS adalah produk yang menghadirkan komunikasi instant messaging yang menghadirkan berbagai informasi tentang status tiap rekanan bisnis dan dukungan komunikasi IM.

· Microsoft Office Communicator 2007. Microsoft Office Communicator 2007 adalah produk klien yang mengintegrasikan komunikasi telepon dengan kemampuan multimedia dalam sebuah personal computer.

Keberadaan informasi yang digunakan oleh kedua perangkat lunak diatas tentu tidak hanya berlaku untuk perangkat lunak tersebut saja. Microsoft Windows Sharepoint Services, Office System 2007 atau bahkan Aplikasi lini bisnis pihak ketiga (LOB) yang menggunakan pustaka pemograman Live Communication Server dapat memungkinkan komunikasi real-time dan terintegrasi tanpa batasan geografis. Komunikasi yang terintegrasi diyakini dapat menghadirkan sebuah keputusan bisnis yang lebih cepat bila dibandingkan hanya menggunakan sebuah pola komunikasi seperti hanya menggunakan telepon atau e-mail.

3.5. Peluang Bisnis Yang Timbul Akibat Kebutuhan Untuk Meningkatkan Kompetensi Individu dan Kapabilitas Organisasi

Akibat dari kebutuhan meningkatkan kompetensi individu dan kapabilitas organisasi / perusahaan maka banyak bisnis yang memanfaatkan kebutuhan ini.

3.5.1 Bisnis Real yang Memanfaatkan Kebutuhan untuk meningkatkan kompetensi individu dan kapabilitas organisasi / perusahaan

Seorang senior trainer bernama Ronny F. Ronodirdjo memanfaatkan peluang dengan membuka pusat pelatihan. Berbagai macam bentuk pelatihan yang ditawarkan oleh Ronny F. Ronodirdjo. Pelatihan yang berhubungan erat dengan kebutuhan meningkatkan kompetensi individu dan kapabilitas organisasi / perusahaan adalah :

· Communication Skill with NLP

Beberapa sumber menyatakan mempelajari NLP mirip dengan mempelajari manual otak manusia, terkadang disebut sebagai people skill technology, atau disebut juga psychology of excellence. Intinya adalah mengetahui bagaimana cara kerja otak agar seseorang bisa menjadi tuan atasnya, bukan menjadi budaknya. Sedangkan para pengagas NLP sendiri merumuskan NLP sebagai The study of subjective experience.

Neuro merujuk pada otak / pikiran, bagaimana kita mengorganisasikan kehidupan mental kita. Linguistic adalah mengenai bahasa, bagaimana kita menggunakan bahasa untuk mencipta makna dan pengaruhnya pada kehidupan kita. Programming adalah mengenai urutan proses mental yang berpengaruh atas perilaku dalam mencapai tujuan tertentu, dan bagaimana melakukan modifikasi atas proses mental itu.

Istilah komunikasi sudah sedemikian populernya hingga semua orang sepertinya sudah mengerti karena merasa setiap hari melakukannya. Pelatihan komunikasi ini tidak hanya mengedepankan unsure komunikasi interpersonal yakni antar manusia, namun mengungkap hal yang jauh lebih penting yakni komunikasi intra personal.

Pelatihan ini membahas mengenai bagaimana pikiran manusia membentuk makna dari perkataan orang lain dan cara menghindari kesalahpahaman komunikasi. Manfaat dari pelatihan ini adalah sebagai berikut :

· Memiliki kemampuan komunikasi dengan kolega kerja, anak buah dan lain-lain.

· Mengajukan pertanyaan dan menjawab pertanyaan menggunakan pendekatan NLP yang mutakhir.

· Mengerti bahaya lazy language (kata-kata yang dipenuhi generalisasi, distorsi dan deletion) sehingga tercipta komunikasi bias.

· Mempelajari teknik mengklarifikasi dengan teknik Verbal Package.

· Mengerti bagaimana mengoptomalisasi penggunaan body language dalam berkomunikasi.

· Mengerti bagaimana mengunakan intonasi dapat mengubah makna kalimat

· Dapat diaplikasikan dalam coaching, meeting, supervising, dll.

Pelatihan selain yang di atas, terdapat juga pelatiha :

· Persuasion Skill With NLP (Linguistik Skill With NLP)

Bisnis membutuhkan kecakapan komunikasi lebih dari sekedar menyatakan apa yang diinginkan, lebih komunikator harus bisa mempersuasi untuk memastikan hasil yang diinginkan tercapai. Pelatihan ini melatih peserta menjadi irresistable communicator, kemampuan persuasinya akan bisa diterakan di berbagai bidang seperti meeting, training, negosiation, dan sebagainya. Kelebihan training ini adalah menggunakan teknik persuasi yang berbasis conversational hypnosis. Manfaat dari pelatihan ini adalah :

· Mengerti secara gamblang bagaimana sebenarnya otak manusia mengelola informasi yang masuk ke dalamnya, sebagai dasar memahami ilmu persuasi.

· Kemampuan membangun Instant Rapport (hubungan yang akrab dan cepat)

· Menguasai teknik NLP dalam mengenali orang yang bertipe visual (penglihatan), Auditory (pendengaran) maupun kinestetik (perasaan).

· Mempengaruhi pikiran lawan bicara agar lebih bersedia bekerja sama dengan menggunakan hypnotic persuasion language ”Milton Model”.

· Mengklarifikasi kekaburan maksud lawan bicara, serta menangani berbagai keberatan mendasar dari lawan bicara.

· Menguasai body language dan callibration untuk membaca customer yang berbohong.

3.5.2 Usulan usaha yang Memanfaatkan Kebutuhan untuk meningkatkan kompetensi individu dan kapabilitas organisasi / perusahaan

Usulan usaha yang mempunyai masa depan cerah dengan memanfaatkan kebutuhan untuk meningkatkan kompetnsi individu dan kapabilita organisasi / perusahaan adalah pelatihan bagi para pencari kerja mengenai segala hal yang dibutuhkan dari mulai membuat surat lamaran sampai pada tes kerja / wawancara.

Bisnis tersebut memiliki peluang yang cerah karena seperti diketahui bersama bahwa jumlah pengangguran dan pencari kerja di Indonesia semakin bertambah yang disebabkan oleh jumlah lapangan pekerjaan tidak sebanding dengan para pencari kerja. Oleh karena itu persaingan menjadi sangat ketat antara para pencari kerja. Individu yang memiliki kompetensi lah yang lebih mendapatkan pekerjaan.

Terdapat banyak faktor yang mengakibatkan kegagalan seorang pencari kerja untuk bisa diterima dalam sebuah perusahaan, yaitu kesalahan dalam membuat surat lamaran, kegugupan pada waktu tes tulis, attitude yang tidak menyenangkan ketika wawancara dan masih banyak lagi fakttor penyebab kegagalan. Melihat kenyataan yang ada maka pelatihan ini akan memiliki masa depan yang cerah yang menguntungkan bagi semua pihak, pusat pelatihan dan pencari kerja.

Isi pelatihan ini meliputi :

· Pelatihan menulis syarat administrasi (surat lamaran kerja, CV, dsb)

· Pemberian motivasi

· Tip dan trik dalam menghadapi tes tulis

· Attitude ketika menghadapi wawancara (dari mulai masuk ruangan sampai keluar ruangan wawancara)

· Dll yang berhubungan dengan melamar pekerjaan

IV Kesimpulan

Dari penjelasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa komunikasi bisnis merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan. Dengan komunikasi bisnis dapat meningkatan kinerja perusahaan dan meningkatkan networking perusahaan. Seorang individu haruslah memiliki kompetensi di bidang komunikasi bisnis agar tetap dapat bersaing. Selain individu, perusahaan pun harus memiliki kapabilitas dalam komunikasi bisnis. Terjalin hubungan yang erat antara kompetensi individu dengan kapabilitas organisasi / perusahaan atas peningkatan daya saing perusahaan.

Untuk mempermudah jalannya komunikasi bisnis, para pakar di bidang IT menyediakan solusi-solusi dalam bentuk digital sehingga komunikasi bisnis dapat lebih mudah dijalankan. Dengan meningkatnya kebutuhan akan kompetensi individu dan kapabilitas organisasi / perusahaan, membuka peluang bisnis dalam memenuhi kebutuhan tersebut.

V Referensi

www.damandiri.or.id/file/nurlailaunair.pdf

www.ebizzasia.com/0327-2005/focus,0327,03.htm

http://www.sda.indo.com/sda/news/psecom,id,11365,_language,Indonesia,nodeid,1,xv_query,unified,xv_numresults,35,xv_sortvalue,0.html

http://milis-bicara.blogspot.com

http://pengusahamuslim.com/modules/smartsection/makepdf.php?itemid=15

http://herman.muchtar.com/sportivitas-komunikasi/

http://id.wikipedia.org/wiki/komunikasi

http://liaedu.files.wordpress.com

http://deroe.wordpress.com/2007/10/05/kompeten-dan-kompetensi/

komuci.net/files/folders/1/download.aspx

alamat blog : http://reginapm.blogspot.com



Kamis, 07 Agustus 2008

Mengenal e-commerce dan Keberadaannya di Indonesia

Sejalan dengan perkembangan teknologi yang pesat mengakibatkan hampir sebagian besar kegiatan yang tidak mungkin menjadi mungkin, fungsi akan tenaga manusia sedikit demi sedikit terbantu atau bahkan tergantikan oleh teknologi. Teknologi yang sangat dibutuhkan dan sedang berkembang saat ini adalah teknologi informasi. Manusia rela membayar dengan jumlah yang tidak sedikit demi mendapatkan sebuah informasi, karena informasi menjadi suatu bagian yang tak ternilai harganya. Hartono (1990) mengungkapkan bahwa informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh organisasi sehingga jika suatu system kurang mendapatkan informasi maka akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya mati. Teknologi informasi dapat memenuhi kebutuhan informasi secara tepat, cepat, akurat, variatif, dan dapat menembus ruang dan waktu.


Teknologi informasi sangat terkait dengan teknologi komputer dan telekomunikasi. Hal ini menjadikan TI seringkali disebut juga dengan ICT ( Information dan CommunicationTechnology) yang merupakan system atau teknologi yang dapat mereduksi batasan ruang dan waktu untuk mengambil, memindahkan, menganalisis, manyejikan, menimpan dan menyampaikan data menjadi sebuah informasi. Penemuan dan perkembangan perangkat sistem Komputer sangat mempengaruhi perkembangan teknologi informasi. Keadaan zaman yang dinamis seperti saat ini hanya bisa diikuti oleh penguasaan teknologi ICT baik oleh individu maupun organisasi.


Information dan CommunicationTechnology ( ICT ) dapat diterapkan di berbagai bidang dan salah satunya diterapkan dalam dunia bisnis yang dimanfaatkan untuk perdagangan secara elektronik atau dikenal dengan e-commerce yang merupakan perdagangan menggunakan jaringan komunikasi internet.


Perdagangan merupakan kegiatan yang telah ada sejak dulu. Seiring dengan perjalanan dan perkembangan teknologi, sarana dan prasarana pendukung aktivitas tersebut pun ikut berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang sedang berkembang saat ini adalah e-commerce. Bentuk perdagangan ini kini telah menjadi kelaziman di beberapa belahan dunia yang telah merambah ke berbagai sector yang sebelumnya tidak terpikirkan. Electronic Commerce (Perniagaan Elektronik), sebagai bagian dari Electronic Business (bisnis yang dilakukan dengan menggunakan electronic transmission), oleh para ahli dan pelaku bisnis dicoba dirumuskan definisinya. Secara umum e-commerce dapat didefinisikan sebagai segala bentuk transaksi perdagangan / perniagaan barang atau jasa (trade of goods and service) dengan menggunakan media elektronik. Dapat diambil Kesimpulan bahwa "e-commerce is a part of e-business".


Di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan / perniagaan hanya berhubungan melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media internet. Berbeda dengan transaksi perdagangan biasa, transaksi e-commerce memiliki beberapa karakteristik yang sangat khusus, yaitu Transaksi tanpa batas (tidak ada batasan geografidan dapat diakses kapan pun dan dimana pun), Transaksi anonim (penjual dan pembeli tidak perlu bertatap muka langsung), Produk digital dan non digital, Produk barang tak berwujud (ide-ide).


Terdapat beberapa jenis e-commerce, yaitu :

Business-To-Business (B2B) : kedua pihak yang melakukan transaksi adalah perusahaan, organisasi nirlaba, ataui pemerintah. Pada umumnya bisnis online yang dilakukan saat ini merupakan B2B.

Business-To-Consumer (B2C) : transaksi dimana para pembeli merupakan konsumen individu. Contoh : Amazon.com yang merupakan pionir e-commerce.

Consumer-To-Consumer (C2C) : konsumen menjual secara langsung satu sama lain melalui iklan elektronik atau situs pelelangan. Contohnya adalah di Bekas.com

Consumer-To-Business (C2B) : perseorangan yang menjual produk atau jasa kepada suatu perusahaan / organisasi


Transaksi yang terjadi pada e-commerce yaitu antara pihak yang menawarkan produk atau jasa (e-merchant) dengan pihak yang membeli barang atau jasa (e-customer) umumnya berlangsung secara paperless transaction dan dokumen yang digunakan adalah digital document. Mekanisme yang terjadi pada e-commerce dapat terjadi seperti berikut :

  • Untuk produk online seperti software, konsumen mendapatkannya dengan mendownload-nya.
  • Untuk produk yang berupa fisik, konsumen memesan produk yang diinginkan yang kemudian produk tersebut diantar sampai alamat konsumen oleh penyedia produk.
  • Untuk pembelian jasa, pemberi jasa akan menyediakan waktu untuk melayani konsumen sesuai dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan sebelumnya dalam perjanjian.


Dikarenakan e-merchant dan e-customer tidak bertatap muka secara langsung maka sistem pembayarannya pun berbeda dengan perdagangan biasa. Konsumen dapat memilih salah satu sistem pembayaran yang diperbolehkan, yaitu transaksi model ATM, pembayaran langsung antara dua pihak yang bertransaksi tanpa perantara, dengan perantaraan pihak ketiga, micropayment, atau dengan Anonymous Digital Cash.


Di Indonesia, fenomena e-commerce ini sudah dikenal sejak tahun 1996 dengan munculmya situs http://www.sanur.com/ sebagai toko buku on-line pertama. Meski belum terlalu populer, pada tahun 1996 tersebut mulai bermunculan berbagai situs yang melakukan e-commerce. Sepanjang tahun 1997-1998 eksistensi e-commerce di Indonesia sedikit terabaikan karena krisis ekonomi namun di tahun 1999 hingga saat ini kembali menjadi fenomena yang menarik perhatian meski tetap terbatas pada minoritas masyarakat Indonesia yang mengenal teknologi.


Salah seorang pakar internet Indonesia, Budi Raharjo, menilai bahwa Indonesia memiliki potensi dan prospek yang cukup menjanjikan untuk pengembangan e-commerce. Berbagai kendala yang dihadapi dalam pengembangan e-commerce ini seperti keterbatasan infrastruktur, ketiadaan undang-undang , jaminan keamanan transaksi dan terutama sumber daya manusia bisa diupayakan sekaligus dengan upaya pengembangan pranata e-commerce itu Dalam bidang hukum misalnya, hingga saat ini Indonesia belum memiliki perangkat hukum yang mengakomodasi perkembangan e-commerce. Padahal pranata hukum merupakan salah satu ornamen utama dalam bisnis.


Di Indonesia, perlindungan hak-hak konsumen dalam e-commerce masih rentan. Undang-undang Perlindungan Konsumen yang berlaku sejak tahun 2000 memang telah mengatur hak dan kewajiban bagi produsen dan konsumen, namun kurang tepat untuk diterapkan dalam e-commerce. Karakteristik yang berbeda dalam sistem perdagangan melalui internet tidak cukup tercover dalam UUPK tersebut. Untuk itu perlu dibuat peraturan hukum mengenai cyberlaw termasuk didalamnya tentang e-commerce agar hak-hak konsumen sebagai pengguna internet khususnya dalam melakukan transaksi e-commerce dapat terjamin.


e-commerce di Indonesia memang belum semaju negara lain yang disebabkan oleh banyak hal, seperti infrastruktur yang belum memadai, budaya berbelanja masyarakat Indonesia masih konvensional, masih banyak masyarakat Indonesia yang gagap teknologi, perlindungan hukum yang belum jelas, dan faktor lainnya. Namun peluang untuk memajukan e-commerce di Indonesia terbuka lebar bila terjadi hubungan antara pihak-pihak yang bersangkutan, misal masyarakat, pebisnis, pemerintah, dll.


Referensi :

http://www.cert.or.id/

http://elearningunej.ac.id/

http://epolebusiness.wordpress.com/

http://www.gumilarcenter.com/

http://www.hukumonline.com/

http://indrajayaadrian.wordpress.com/

http://kb.javanesia.com/

http://www.solusihukum.com/

http://www.stadtaus.com/

http://staffsite.gunadarma.ac.id/